Mehr Zeit und Geld durch den richtigen Einsatz von Kassensystemen: Was eine Registrierkassen-Software können sollte.
Registrierkassen-Software gibt es zuhauf am Markt. Da kann man sich schon einmal fragen, was es beim Einsatz eines Kassensystems zu beachten gibt.
Wir haben in diesem Artikel fünf Dinge aufgezählt, mit denen du als Kleinunternehmer*in nicht nur Zeit, sondern vor allem auch viel Geld sparen kannst. Oder anders gesagt: Tipps, wie du ganz easy zu mehr Kunden und mehr Umsatz kommst. So einfach geht das heute mit der Digitalisierung.
Legen wir gleich los: Was sollte eine Registrierkassen-Software abseits der Basisfunktionen für Kassieren und Belegerstellung heute können?
Unsere helloUmsatz Tipps: Zeit und Geld sparen mit der richtigen Registrierkassen-Software
- SCHNELL, EFFIZIENT – aber auch INTUITIV bedienbar: Merkmale guter Registrierkassen-Software
- Mehr Umsatz durch gute KUNDENVERWALTUNG: Mit guter Software zu neuen Kunden
- Bessere MITARBEITERAUSLASTUNG: Effiziente Terminbuchung, die die No-Show-Rate reduziert
- ZEIT SPAREN beim täglichen Bürokram: Tagesabschluss, Kassenbuchführung – und mehr
- RECHTSSICHERHEIT nicht nur beim Kauf: immer up-to-date mit rechtskonformen Cloud-Lösungen
Was eine Registrierkasse können sollte: die Basisfunktionen
Ganz klar: Zuallererst muss ein Kassensystem alle Funktionen des Kassierens, angefangen vom Ausstellen des Bons bis hin zu modernen Zahlungsarten, ermöglichen. Mit der offenen Ladenkasse zu arbeiten ist heute einfach nicht mehr zeitgemäß, weil viel zu fehleranfällig. Je nachdem, ob du in Deutschland oder Österreich ansässig bist, bist du als Kleinunternehmer*in auch von der Registrierkassenpflicht betroffen bist. Da muss dann sowieso eine Kasse bei der Gründung angeschafft werden.
Moderne Geräte sind allerdings längst nicht mehr die Ungetüme, mit denen man Registrierkassen früher einmal assoziiert hat. Auch als Mobillösung taugen die heutigen Registrierkassen und sind daher perfekt für alle, die ihre Dienstleistungen beim Kunden zuhause erbringen. Die Software lässt sich einfach als App am Handy oder Tablet installieren, Kartenzahlung ist natürlich sowieso kein Thema – und auch der Belegdruck erfolgt mit einem portablen Gerät. Alles easy – oder doch nicht ganz?
Doch wo sind die Unterschiede – und was zeichnet gute Registrierkassen-Software im Unterschied zu anderen Kassensystemen aus?
1. SCHNELL, EFFIZIENT – aber auch INTUITIV bedienbar: Merkmale guter Registrierkassen-Software
Wer kennt nicht folgende Situation: Ein neues System wird für interne Abläufe eingeführt, das zwar als eierlegende Wollmilchsau lobpreist wird, aber in der Bedienung einfach nur mühsam ist. Statt Zeit zu sparen, werden dabei nur die Nerven der Mitarbeiter strapaziert.
Einer der wichtigsten Punkte also, noch vor dem günstigen Preis: Eine Registrierkasse muss einfach und intuitiv bedienbar sein. Dann wird sie auch gerne verwendet.
Das bedeutet so viel wie: Die Schaltflächen der Registrierkassen-Software müssen klar erkennbar sein, für einen Buchungsvorgang sollten nicht zu viele Klicks nötig sein – und die Benutzerführung sollte selbsterklärend sein. Und das am besten ohne große Computerkenntnisse.
Gute Registrierkassen-Software zeichnet sich meist durch eine kostenlose Testversion aus. Einfach mal installieren auf PC, Smartphone oder Tablet, um zu sehen, ob man in Minutenschnelle einen Kassiervorgang nachbilden kann.
Und wenn dann noch zusätzliche Funktionen wie eine gute Kundenverwaltung und eine Möglichkeit zur Terminbuchung integriert sind, dann darf man sich ruhig näher mit der Registrierkassen-Software beschäftigen.
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2. Mehr Umsatz durch gute KUNDEN-VERWALTUNG: Mit guter Software zu neuen Kunden
Gute Registrierkassen-Software hat heute gleich mehrere Systeme angebunden. Das sollte zuerst einmal ein gutes Kundenverwaltungssystem (CRM) sein, in dem zusätzlich zu Kundendaten wie Name und Adresse auch die einzelnen Vorlieben vermerkt werden können. Mit diesem gespeicherten Wissen kannst du dich auf jeden einzelnen Kunden konzentrieren, und damit macht der Fokus auf Zusatzverkäufe erst so richtig Sinn – also die Möglichkeit, mit Bestandskunden mehr Umsatz zu erzielen.
Mit einer guten Registrierkassen-Software kannst du auch individuelle Rabatte und Gutscheine auf dem Kassabon aufdrucken – als Kundenbindungsprogramm natürlich top. Und natürlich sollte eine gute Registrierkassen-Software auch über eine integrierte Newsletter-Funktion verfügen, mit der du direkt aus dem Kundenverwaltungssystem heraus eine kurze Email an die Kunden schicken kannst.
3. Bessere MITARBEITER-AUSLASTUNG: Effiziente Terminbuchung, die die No-Show-Rate reduziert
Es geht beim Einsatz einer Registrierkasse daher nicht nur darum, durch Bonaufdrucke wie Rabatte auf Bestandskundenwerbung zu setzen, sondern vor allem darum, für Neukundengewinnung in neuen Gewässern zu fischen. Und zwar vor allem durch Online-Präsenz.
Je mehr Kontaktpunkte zu potenziellen Kunden bestehen, desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass ein Termin gebucht wird – und somit ein neuer Kunde gewonnen wird.
Und das geht mit einer Registrierkassen-Software tatsächlich gut. Wichtig ist, dass im Kassensystem eine Möglichkeit zur Terminbuchung integriert ist, damit neue Kunden nicht erst zum Telefon greifen müssen. Gute Kassensysteme haben das mitbedacht und stellen sogenannte Widgets zur Verfügung, die ganz einfach auf der eigenen Website eingebunden werden können. Der Direktlink wird dann einfach auf Social Media geteilt. Somit können potenzielle Neukunden überall dort, wo sie dein Angebot gefunden haben, einen Termin vereinbaren.
Zusätzlich verringert eine Terminbuchung, die du selbst im System vornimmst, die Möglichkeit einer Doppelbuchung. Aber auch No-Shows kannst du durch den Einsatz einer Terminbuchungs-Funktion reduzieren, wenn du deine Kunden kurz vor dem Termin nochmals per SMS oder Whatsapp erinnerst.
4. ZEIT SPAREN beim täglichen Bürokram: Tagesabschluss, Kassenbuchführung – und mehr
Klar: Mit einer Registrierkassen-Software kannst du richtig Zeit beim Tagesabschluss und der Kassenbuchführung sparen – schließlich geht das ganz einfach per Knopfdruck. Übrigens auch dann, wenn unangekündigt das Finanzamt für eine Kassennachschau vor der Türe steht.
Aber auch so kannst du dir eine Mengen Nerven sparen: Umsatzanalysen sind in Sekunden pro Periode oder pro Mitarbeiter erstellt – und das, ohne eine eigene Software dafür erwerben zu müssen.
Integrierte Analyse-Tools sparen also nicht nur Zeit, sondern auch vor allem Geld. Welcher Unternehmer braucht nicht beides in seinem Alltag?
5. RECHTSSICHERHEIT nicht nur beim Kauf: immer up-to-date mit rechtskonformen Cloud-Lösungen
Schön und gut, du hast nun eine Registrierkassen-Software erworben – doch bei jeder noch so kleinen Änderung musst du ein Update durchlaufen lassen, um immer auf dem aktuellen Stand zu bleiben? Wie mühsam. Da greift man dann doch wieder lieber zur offenen Ladenkasse…
Wie gut, dass gute cloudbasierte Registrierkassen-Software dafür sorgt, dass du durch automatische Einspielungen immer am aktuellen Stand bleibst und alle (steuer-)rechtlichen Vorgaben in deinem Land erfüllst.
Auch durch die integrierte DATEV-Schnittstelle kannst du dir einiges an Steuerberatungskosten ersparen.
Und nun?
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Unser helloUmsatz Fazit:
Es ist gar nicht einfach, eine Übersicht zu den vielen Kassensystemen zu behalten. Mit unserem kleinen Guide weißt du nun, auf welche Funktionen du bei deiner Registrierkassen-Software achten solltest!
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Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.
